Образец акта на списание неиспользованных доверенностей

Образец акта на списание неиспользованных доверенностей

Содержание


Документ. Доверенность: порядок оформления, использования и учета

Доверенность:
порядок оформления, использования и учета

Общеизвестно, что доверенность является документом строгой отчетности. Такой ее статус определен в Инструкции N 99* и в Правилах N 98**. Поясним значение этого понятия. Документы строгой отчетности — документы, которые изготавливают, оформляют, регистрируют и учитывают в соответствии со специальными требованиями, установленными законодательством. Интересно, что, называясь так, они не требуют особой отчетности (ни управленческой, ни финансовой, ни налоговой).

Доверенность — письменное полномочие, выдаваемое одним лицом (доверителем) другому (доверенному, представителю) для представительства перед третьими лицами (ст.64 ГКУ***). Понятно, что выдавать доверенности могут как юридические, так и физические лица. Нас же интересуют доверенности, выдаваемые предприятием на получение ценностей. Таким образом, доверенность дает право представителю предприятия-покупателя получить активы у предприятия-поставщика.

Требования к оформлению
и регистрации

Поскольку доверенность относится к документам строгой отчетности, в действующем законодательстве предусмотрены такие требования к ее оформлению:

1. Все реквизиты доверенности должны быть заполнены. Запрещено выдавать доверенности, которые не заполнены (даже частично!).

2.Вне заполненных строках доверенности ставится прочерк.

3. Перечень ценностей в бланке доверенности приводят обязательно с указанием названия и количества ценностей для получения (независимо от того, есть ли такие сведения в документах на отпуск).

4. Доверенность обязательно должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером, либо заместителями руководителя, главного бухгалтера, либо лицами, которые на это уполномочены. При ведении учета централизованной бухгалтерией ее подписывает главный бухгалтер централизованной бухгалтерии или его заместитель.

5. Заверение доверенности на получение ценностей печатью предприятияпокупателя обязательно. А вот нотариальное заверение не требуется.

6. В ней должны быть указаны данные паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя товарно-материальных ценностей.

7. Доверенность должна содержать образец подписи лица, на которое она выписана.

8. Все исправления, внесенные в доверенность, должны быть подтверждены подписями тех же лиц, которые ее подписали. При этом неправильный текст зачеркивают (одной чертой) так, чтобы можно было его прочитать. Над зачеркнутым надписывают правильный тест. Исправленную ошибку подтверждают надписью исправлено.

Выписанную доверенность обязательно регистрируют в журнале. Его форма установлена Инструкцией N 99. Образец заполнения журнала регистрации доверенностей мы привели в таблице 1.

Журнал
регистрации доверенностей

Напомним читателям, что этот журнал должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.

Порядок использования доверенностей регулируется ГКУ и Инструкцией N 99.

Предприятие-покупатель обязано выдавать своему работнику доверенность для получения сырья, материалов, топлива, других товарно-материальных ценностей, а так-же нематериальных активов, денежных документов и ценных бумаг.

Нужно отметить, что доверенности выдают:

— в одном экземпляре, если ценности должны быть получены с одного склада;

— в нескольких экземплярах, если ценности должны быть получены с разных складов поставщика либо их перечень не помещается на одном бланке.

Что касается срока действия доверенности, то о нем можно сказать следующее (см. таблицу 2).

Срок действия доверенности

Особенностью использования бланков доверенностей является постоянное документирование всех операций с ними. По замыслу законодателя такой повышенный контроль за бланками убережет предприятие от недобросовестности со стороны партнеров, а также материально ответственных лиц — работников предприятия. Одной из таких мер является невыдача новой доверенности лицам, которые не отчитались или не вернули неиспользованную доверенность, срок действия которой закончился. В таблице 3 представлены основные операции с доверенностями и способ их отражения в первичных документах.

Операции с доверенностями и их отражение в первичных документах

Порядок учета доверенностей

Первичный учет доверенностей, как мы уже отмечали, жестко регламентирован. Настолько, что два (!) Министерства утруждали себя его регламентацией (Министерство финансов в Инструкции N 99 и Министерство статистики в приказе N 67). В связи с этим существуют два действующих нормативных акта, которые пересекаются по вопросам регистрации выдачи доверенностей и их списания. Содержание этих нормативных актов мы приводим в таблице 4.

Регистрация движения доверенностей на предприятии

Движение доверенностей (их поступление и выбытие) отражают на трех уровнях регистрации:

— на складе — в приходно-расходной книге ф. N СЗ-2, в которой одна страница посвящена одному виду бланков строгой отчетности, одна строка одной операции;

— у лица-регистратора — в журнале регистрации доверенностей ф. N М-3 (один журнал — на одно лицо-регистратора, одна строка — одна доверенность);

— в бухгалтерии — в карточке-справке ф. N СЗ-5 (одна карточка на одно лицо-регистратора, одна строка — одна операция).

Бухгалтерский учет
бланков доверенностей

Забалансовый учет. Для бланков строгой отчетности предусмотрено ведение забалансового учета. Он имеет две особенности.

Первая следует из свойств счетов класса 0, где, как известно, делают простую запись, а не двойную. Доверенности приходуют на счете 08 Бланки строгого учета в соответствии с Инструкцией N 291*****. Увеличение остатка на счете 08 происходит при поступлении бланков доверенностей, а уменьшение после использования или списания как непригодных или не имеющихся в наличии.

Аналитический учет по указанному счету ведут по каждому бланку и месту его хранения. Это, в частности, означает, что при перемещении части бланков со склада к лицу-регистратору изменяется место хранения, и следовательно, надо открывать отдельные субсчета к счету 08-на каждое лицо (место хранения). При этом такое движение доверенностей не найдет отражения на балансовых счетах.

Вторая особенность забалансового учета заключается в том, что операции на счете 08 осуществляют по условной стоимости, которая отличается от балансовой оценки. Согласно п. 14 Инструкции N 99 установлена цена для забалансового учета — 1,50 грн. за каждый бланк доверенности.

Что касается балансового учета, то и здесь существует одна тонкость. В Инструкции N 99 предусмотрено отражение бланков одновременно на забалансовом и на балансовом счете Производственные запасы. Однако после вступления в силу П(С)БУ 9 Запасы****** следует разобраться, являются ли бланки запасами. По отношению к бланкам отчетности как финансовой, так и налоговой таких вопросов не возникает: их стоимость на момент приобретения относят на расходы отчетного периода С нашей точки зрения, тот же подход целесообразно применять и по отношению к бланкам доверенностей, поскольку они также не соответствуют требованиям, предъявляемым к запасам, то есть не несут в себе потенциальной экономической выгоды, а следовательно, не образуют актива и являются текущими расходами предприятия. На практике можно встретить два варианта учета:

1. Бланки учитывают как запасы

2. Стоимость бланков списывают на текущие расходы. Каждый из вариантов имеет свои плюсы и минусы, которые мы рассмотрим в примерах.

Пример 1. Бланки признают активом и учитывают как запасы.

ОАО Гостиница Ялта закупило на условиях предоплаты бланки доверенностей в количестве 50 штук по цене 0,60 грн. за бланк, в т.ч. НДС. Два бланка были использованы при получении материальных ценностей у поставщика ЧП Мисхор. Бухгалтерский учет этих операций отразим в таблице 5.

Отражение операций по движению бланков доверенностей
(бланки учитываются как запасы)

* Не забудьте, что при составлении Декларации о прибыли вам необходимо провести корректировку валовых расходов, руководствуясь пунктом 5.9 Закона Украины О налогообложении прибыли предприятий в редакции от 22 мая 1997 года N 283/97-ВР (далее — Закон о прибыли).

Отметим, что у этого метода есть свой недостаток: учет бланков как запасов не соответствует требованиям П(С)БУ 9 и не предусмотрен Инструкцией N 291.

Хотя тут не обошлось и без преимуществ

1. Соблюдается схема учета, установленная в Инструкции N 99 и ставшая привычной.

2. При правильном отражении затрат экономически обоснована прибыль в Отчете о финансовых результатах и в Декларации о прибыли предприятия.

Пример 2. Стоимость бланков относят на расходы периода, в котором они приобретены.

ЧП Ай-Петри закупило бланки доверенностей в количестве 50 шт. по цене 0,60 грн. за бланк, в т.ч. НДС, с последующей их оплатой. В бухгалтерском учете это будет отражено следующим образом (таблица 6).

Отражение операций по движению бланков доверенностей
(бланки учитывают как расходы периода)

* Не забудьте, что при составлении Декларации о прибыли вам необходимо провести корректировку валовых расходов, руководствуясь п 5.9 Закона о прибыли.

Недостатки этого варианта:

1. Он более приемлем для использования предприятиями, которые не являются плательщиками налога на прибыль, так как усложняет ведение налогового учета в части проведения корректировки расходов по пункту 5.9 Закона о прибыли.

2. В случае закупки большой партии бланков расходы периода будут завышены на стоимость неиспользованных доверенностей. Это исказит прибыль в Отчете о финансовых результатах Так, в примере на расходы была списана вся стоимость купленных бланков (25,00 грн.), а использовано было их на сумму 1, 00 грн. Сумма завышения прибыли составила: 25 -1 = 24 грн.

Однако в нем есть и одно преимущество — вы не нарушаете требований П(С)БУ 9 и Инструкции N 291.

При выборе варианта учета в первую очередь необходимо учитывать, на какой системе налогообложения находится ваше предприятие. Так, для предприятий на едином налоге удобнее вариант II, а для предприятий плательщиков налога на прибыль — целесообразнее вариант I.

Какой бы порядок бухгалтерского учета бланков доверенностей вы не выбрали, помните о том, что это необходимо отразить в учетной политике предприятия.

Итак, основными особенностям и учета бланков доверенностей являются:

1. Выдача бланков со склада лицу-регистратору является внутренним перемещением и на счетах синтетического учета не отражается.

2. Списание бланков со счетов при их использовании или возврате осуществляют не по расходной накладной, а на основании акта о списании бланков, который составляет комиссия.

3. Отражение ущерба при хищении, порче бланков осуществляют исходя из оценки, по которой их учитывают на забалансовом счете, а не из их балансовой стоимости.

4. Не совпадает оценка бланков для отражения в забалансовом и балансовом учете.

5. Аналитический учет определяется контрольной функцией учета и имеет несколько разрезов в зависимости от места его ведения:

— на складе — по видам бланков строгой отчетности в разрезе операций;

— у регистратора — по каждому бланку доверенности и лицу — получателю ценностей;

— в бухгалтерии — по каждому лицу-регистратору.

* Инструкция о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденная приказом МФУ от 16 мая 1996 года N 99.

** Правила изготовления бланков ценных бумаг и документов строгого учета, утвержденные приказом Министерства финансов Украины от 25 ноября 1993 года N 98, Службы безопасности Украины от 15 ноября 1993 года N 118 и Министерства внутренних дел Украины от 24 ноября 1993 года N 740.

*** Гражданский кодекс Украины.

**** Приказ Министерства статистики Украины Об утверждении типовых форм первичного учета бланков строгой отчетности от 11 марта 1996 года N 67.

***** Инструкция о применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 30 ноября 1999 года N 291.

****** Положение (стандарт) бухгалтерского учета 9 Запасы, утвержденный приказом Министерства финансов Украины от 20 октября 1999 года N 246.

Все о бухгалтерском учете N 85 (752) от 18 сентября 2002 г.

Доверенности: что нужно знать о работе с ними

Доверенности — пожалуй, наиболее распространенные в повседневной работе бланки строгой отчетности. Поэтому может показаться, что все о них известно и ничего нового здесь уже не откроешь. Но когда возникают реальные вопросы оформления доверенностей, отпуска ценностей без наличия доверенности, утери этих бланков, многие начинают удивляться таким вроде бы известным правилам. Об этом и не только в этой консультации.

Для чего нужна доверенность?

Доверенность на получение ценностей является первичным документом, который фиксирует решение уполномоченного лица (руководителя) предприятия о полномочии конкретного физического лица получить для предприятия определенные перечень и количество ценностей. Без доверенности не может быть создан (выписан, подписан) другой первичный документ — накладная-требование, товарно-транспортная накладная, являющийся разрешением для осуществления хозяйственной операции по отпуску ценностей.

Как уже было сказано, бланки доверенностей являются документами строгой отчетности. А это, в свою очередь, требует:

— вести учет их получения, хранения и использования как бланков строгой отчетности, списывать использованные бланки доверенностей по акту;

— своевременно подавать документы (накладные, акты, ордера и т.п.), свидетельствующие об использовании доверенностей, или неиспользованные доверенности;

— выдачи бланков с соответствующей регистрацией в журнале регистрации доверенностей, который должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера.

Кто предоставляет доверенность?

До сих пор единственным документом, регламентирующим порядок регистрации доверенностей, является Инструкция о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 16.05.96 г. №99 (далее — Инструкция).

Как предусмотрено п. 2 этой Инструкции, сырье, материалы, топливо, запчасти, инвентарь, скот, семена, удобрения, инструмент, товары, основные средства и другие товарно-материальные ценности, а также нематериальные активы, денежные документы и ценные бумаги отпускаются покупателям или передаются бесплатно только по доверенности получателей. Получателями ценностей выступают юридические лица (предприятия, учреждения, организации, их отделения, филиалы, другие обособленные подразделения и представительства иностранных субъектов хозяйствования). Обращаем внимание на распространенные случаи, когда при получении ценностей доверенность не предоставляется, а в накладной, например, проставляется подпись директора и ставится печать. Это прямое нарушение требований Инструкции, ведь наличие доверенности у получателя ценностей является обязательным.

Что касается физических лиц — субъектов предпринимательской деятельности, лично получающих ценности от предприятия, то доверенность не требуется, если предприниматель предоставил:

1) паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;

2) свидетельство о государственной регистрации субъекта предпринимательской деятельности.

Данные этих двух документов (номер, орган и дата выдачи) указываются в документах, которыми предприятие оформляет отпуск ценностей.

Но если предприниматель — физическое лицо поручает получить ценности другому лицу, например наемному работнику, то вместе с указанными документами такое лицо должно подать доверенность. Бланк доверенности в этом случае может быть и тот, который утвержден Инструкцией, и тот, который оформляется согласно Гражданскому кодексу Украины, с указанием в нем данных относительно Свидетельства о государственной регистрации субъекта предпринимательской деятельности, с печатью предпринимателя — физического лица. Об этом, в частности, указано в письме Министерства финансов Украины от 31.10.2000 г. №053-29151. на с. 26.

Когда доверенность не нужна?

Первый случай мы уже описали выше: когда ценности получает лично частный предприниматель, предоставивший необходимые документы.

Вторым будет случай, когда обычное физическое лицо — покупатель и конечный потребитель (не СПД) покупает (получает) ценности. Понятно, что такое лицо не может предоставить доверенность, даже если оно оплатило ценности в безналичной форме, ведь в этом случае достаточно предоставить только паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.

Третий случай — когда после продажи через РРО (РК) ценностей выяснится, что физическому лицу нужна еще и налоговая накладная, поскольку оно покупает их за счет средств, взятых в подотчет на предприятии. В этом случае физическому лицу достаточно предоставить копию свидетельства плательщика налога на добавленную стоимость этого предприятия. Доверенность предприятию здесь не нужна. Так же считает и Министерство финансов в своем письме от 20.12.2002 г. №053-29170, указывая на то, что при отпуске ценностей по наличному расчету получателю не нужно предоставлять доверенность на эти ценности. Данные фискального чека позволяют идентифицировать дату, название, количество и стоимость покупки для составления подотчетным лицом авансового отчета об использовании наличности.

Из этого плавно вытекает и четвертый случай — когда отпуск ценностей юридическим лицам также по наличному расчету осуществляется предпринимателем. Но если предприниматель отпускает ценности юридическому лицу, проводившему расчеты в безналичной форме, доверенность обязательна.

И последний, пятый случай, — при централизованно-кольцевых перевозках ценностей предприятиям их отпуск поставщиками может осуществляться без доверенности, если получатель ценностей за подписью руководителя и главного бухгалтера предприятия известил поставщика об образце печати (штампа), которой материально ответственное лицо, принимающее ценности, заверяет на сопроводительных документах (накладной, акте, ордере и т.п.) свою подпись о получении ценностей (п. 13 Инструкции).

Кто подписывает доверенность?

Сама доверенность заполняется лицом, на которое возложены обязанности по выдаче (ведению учета) бланков строгой отчетности, и подписывается:

— руководителем предприятия (или его заместителем);

— главным бухгалтером предприятия (или его заместителем);

— работником, имеющим право подписывать доверенность на получение ценностей (перечень должностей утверждается руководителем предприятия).

Помните, что запрещается выдавать доверенности, которые полностью или частично не заполнены, не имеют образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны.

Кому выдаются доверенности?

Согласно п. 4 Инструкции, доверенность на получение ценностей выдается только лицам, работающим на данном предприятии. Другим лицам доверенность может выдаваться с разрешения руководителя предприятия, если предприятие, где работает данное лицо, выдало ему доверенность на получение тех же ценностей и в таком же количестве с этого предприятия.

Порядок заполнения доверенности

Доверенность может заполняться от руки или печатным способом. Больше всего вопросов возникает при заполнении таблицы на обратной стороне доверенности. Ведь, как предусмотрено п. 6 Инструкции, при выписывании доверенности перечень ценностей, которые положено получить по ней, — графа «Найменування цінностей» в бланке доверенности — приводится обязательно с указанием названия и количества ценностей для получения, независимо от того, содержатся ли такие сведения в документах на отпуск (счете, договоре, заказе и т.п.) ценностей. При наличии в доверенности незаполненных строк в них ставится прочерк. А вот как поступить, если количество ценностей значительно превышает пять позиций?

Заметим, что Инструкцией ут­верж­дены два вида доверенности. Первая — наиболее распространенная —приложение 1 к Инструкции, типовая форма №М-2, а вторая, не столь известная, — приложение 4, типовая форма №М-2б. Предприятию лучше пользоваться именно второй доверенностью по форме №М-2б, поскольку она в перечне ценностей имеет больше строк.

Некоторые бухгалтеры упрощают себе работу, указывая в перечне не количество, а общую сумму получаемых ценностей. Это является нарушением порядка заполнения доверенности, ведь написано «количество», — значит, это количество в единицах измерения, а не сумма в гривнях. Такого же мнения придерживается и Министерство финансов Украины в письме от 30.07.2003 г. №04220-93.

Срок действия доверенности

В соответствии с п. 8 Инструк­ции, срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей по наряду, счету, накладной или другому заменяющему их документу, на основании которого выдана доверенность, однако не больше чем на 10 дней.

При этом очень часто бухгалтеры допускают ошибку при исчислении срока действия доверенности. Например, доверенность выписывается 20 октября. Предполагая «+10», записывают срок действия до 30 октября. Хотя на самом деле при этом не учитывается первый день — день выписки. Если посчитать правильно, то можно убедиться, что срок действия доверенности в данном примере — до 29 октября. Так же и с датами, переходящими с одного месяца на другой. Например, доверенность выписывается 25 октября, а срок ее действия будет до 3 ноября (за счет 31-го дня в октябре).

Доверенность на получение ценностей, расчеты за которые осуществляются в порядке плановых платежей или доставка которых осуществляется централизованно-кольцевыми перевозками, допускается выдавать на календарный месяц.

Согласно п. 13 Инструкции, доверенность, независимо от срока ее действия, остается у поставщика при первом отпуске ценностей.

В случае отпуска ценностей частями на каждый частичный отпуск составляется накладная (акт приемки-сдачи или другой аналогичный документ) с пометкой на ней номера доверенности и даты ее выдачи. То есть исключены случаи, когда вам позвонит поставщик и скажет, что часть не полученных раньше ценностей он выдаст при условии предоставления новой доверенности, ведь старая уже не действует (истекло 10 дней).

Поставщик в таких случаях один экземпляр накладной (или заменяющего ее документа) передает получателю ценностей, а второй — прилагает к оставленной у него доверенности и использует для наблюдения и контроля за отпуском ценностей согласно доверенности, а также для проведения расчетов с получателем.

Отчетность об использованных доверенностях

На основании п. 10 Инструкции лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после каждой доставки на предприятие полученных по доверенности ценностей, независимо от того, получены ценности по доверенности полностью или частично, представить документ о получении им ценностей и сдаче их на склад (кладовую) или материально ответственному лицу. А неиспользованные доверенности должны быть возвращены не позднее следующего дня после окончания срока действия доверенности. Возвращенные неиспользованные доверенности гасятся надписью «неиспользованная» и хранятся в течение срока, установленного для хранения первичных документов (три года). Помните, что лицам, не отчитавшимся об использовании доверенности или не вернувшим неиспользованную доверенность, срок действия которой истек, новая доверенность не выдается.

Не забывайте делать отметки в журнале регистрации доверенностей об использованных или возвращенных как неиспользованных доверенностей. Указываются, в частности, номера документов (накладных, актов и т.п.) на полученные ценности или дата возврата доверенности.

Образец акта на списание неиспользованных доверенностей

Акт о списании бланков доверенностей (приложение №3 к Инструкции по типовой форме №М-2а) составляется лицом, выписывающим и учитывающим доверенности, не реже одного раза в квартал и утверждается руководителем предприятия. В акте указывается серия, нумерация и количество доверенностей, и, соответственно, эти списанные доверенности прилагаются (подшиваются) к акту списания.

Ответственность: когда и у кого?

Сразу заметим, что, согласно п. 15 Инструкции, ответственность за соблюдение поставщиком установленного порядка отпуска по доверенности ценностей возлагается на должностных лиц предприятия-поставщика, которые имеют право подписывать первичные документы на отпуск ценностей.

Ответственность за своевременное и полное оприходование полученных по выданным довереностям ценностей возлагается на должностных лиц, которым предоставлено право подписывать доверенности, а также на лицо, назначенное для выписывания и регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей.

В случае утери доверенности работником это рассматривается как причинение материального ущерба предприятию, возмещения которого оно вправе требовать от работника. В соответствии с ч. 4 ст. 135-3 КЗоТ и п. 7 Порядка определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденного постановлением КМУ от 22.01.96 г. №116, размер убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) документов строгого учета исчисляется с применением коэффициента 5 к стоимости документов строгого учета, установленной законодательством. Напоминаем, что согласно п. 14 Инструкции номинальная стоимость одной доверенности составляет 1,5 грн.

В ближайших номерах «ДК» мы рассмотрим особенности оформления доверенностей в рамках Гражданского кодекса Украины.

Когда запрещен отпуск ценностей по доверенности

Согласно п. 12 Инструкции, запрещается отпускать ценности в таких случаях:

  • предоставление доверенности, выданной с нарушением установленного порядка заполнения или с незаполненными реквизитами;
  • предоставление доверенности, имеющей исправления и помарки, не подтвержденные подписями тех же лиц, которые подписали доверенность;
  • отсутствие у доверенного лица указанного в доверенности паспорта или другого документа, удостоверяющего доверенное лицо;
  • окончание срока действия доверенности;
  • получение сообщения предприятия — получателя ценностей об аннулировании доверенности.

Когда доверенность не нужна:

  • когда ценности получает лично частный предприниматель, предоставивший необходимые документы;
  • когда обычное физическое лицо — покупатель и конечный потребитель (не СПД) покупает (получает) ценности;
  • когда после продажи через РРО (РК) ценностей выясняется, что физическому лицу нужна еще и налоговая накладная, поскольку оно покупает их за счет средств, взятых в подотчет на предприятии;
  • когда отпуск ценностей юридическим лицам также по наличному расчету осуществляется предпринимателем;
  • при централизованно-кольцевых перевозках ценностей предприятиям их отпуск поставщиками может осуществляться без доверенности, если получатель ценностей за подписью руководителя и главного бухгалтера предприятия известил поставщика об образце печати (штампа), которой материально ответственное лицо, принимающее ценности, заверяет на сопроводительных документах (накладной, акте, ордере и т.п.) свою подпись о получении ценностей.

Об использовании доверенностей частными предпринимателями (извлечение) Письмо Министерства финансов Украины от 31.10.2000 г. №053-29151

В случае если отпуск ценностей юридическим лицам, отделениям, филиалам и представительствам осуществляется предпринимателем — физическим лицом по безналичному расчету, по бартеру или безвозмездно, то это может быть осуществлено при условии представления доверенности предприятия, организации.

Порядок отпуска ценностей по доверенности будет применен также для отпуска ценностей в рамках договора о совместной деятельности, если получателями ценностей являются юридические лица, отделения, филиалы и представительства.

Доверенность на получение ценностей является первичным документом, фиксирующим решение уполномоченного лица (руководителя) предприятия о полномочиях конкретного физического лица получить для предприятия определенные перечень и количество ценностей. Без доверенности не может быть создан (выписан, подписан) другой первичный документ — накладная-требование, товарно-транспортная накладная, являющийся разрешением для осуществления хозяйственной операции по отпуску ценностей и, согласно статье 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине», основанием для ее бухгалтерского учета. Таким образом, невыполнение предпринимателями требований Инструкции о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей будет иметь своим следствием нарушение установленного в Украине порядка ведения бухгалтерского учета и отчетности, за которые ответственность установлена статьей 1642 Кодекса Украины об административных правонарушениях.

Заместитель министра В. Регурецкий

Татьяна Мойсеенко, «Дебет-Кредит»

Образец акта списания отчетности

Для чего нужен акт списания бланков строгой отчетности

Одна из часто встречающихся ошибок, по мнению налоговых органов, не составление организациями документов по учету БСО. Эта статья поможет предприятиям и ИП определиться с видами и порядком составления таких документов.

В процессе использования организациями и ИП специальных бланков, подтверждающих получение оплаты за выполненные услуги, применяют различные виды актов. Их можно классифицировать следующим образом. При выявлении расхождений, поступивших бланков, с заявленным количеством и специальной нумерации в сопроводительных документах, составляются акты приемки БСО. Поставщику обязательно возвращают один экземпляр для решения вопросов несоответствия. При выявлении фактов недостачи в результате порчи или хищения, составляют акты проверки наличия бланков. Акт списания бланков строгой отчетности является основанием списания с подотчета материально ответственных сотрудников предприятия испорченных и использованных бланков. Они подлежат хранению вместе со второй копией или корешками использованных бланков не менее 5 лет. Сроки и порядок хранения установлены Постановлением Правительства №359 от 06.05.2008. При подготовке процедуры уничтожения, по завершении обязательного срока хранения, составляется акт уничтожения БСО.

Программное обеспечение онлайн ресурса BLANKSOMAT, поможет организациям и ИП в сопровождении бухгалтерского учета БСО всеми видами необходимых документов. Все виды актов являются первичными документами на основании которых в бухгалтерском учете ведется аналитический учет БСО в разрезе номеров, мест хранения и материально ответственных сотрудников. Например, приход БСО в бухгалтерском учете, отразится по дебету забалансового счета 006 по данным приходной накладной. Акт на списание использованных и испорченных бланков, является основанием для проводки по кредиту счета 006 и списания бланков с подотчета МОЛ. Для оперативного и достоверного отражения учетных данных акты по списанию использованных бланков рекомендуется заполнять на конец отчетного месяца. Перечисленные документы составляются в произвольной форме, которая утверждается приказом предприятия об Учетной политике.

Для составления актов по БСО можно привлекать постоянно действующую инвентаризационную комиссию, определенную тем же приказом. В основной части указывается название документа, его количество, соответствующие номера и серии бланков. Акт в обязательном порядке подписывают материально ответственное лицо, члены комиссии и руководитель организации.

Использование и списание бланков строгой отчетности

Практически всем предприятиям приходится работать с бланками строгой отчетности. Как правило, их учет относят к разряду несложных вопросов бухгалтерского учета и часто поручают новичкам. Однако и в таких вопросах есть масса нюансов — например, как часто необходимо списывать бланки строгой отчетности, как отражать их списание в учете, какую ответственность несет работник, испортивший бланк, и т. д. Поговорим об этом подробнее.

Какие бланки относятся к бланкам строгой отчетности

Перечень бланков документов строгой отчетности содержится в Номенклатуре бланков ценных бумаг и документов строгого учета, которые изготовляются по лицензии Минфина, приведенной в приложении к постановлению КМУ от 19.04.93 г. №283.

Среди бланков строгой отчетности, с которыми приходится сталкиваться бухгалтеру, выделим:

1) документы, удостоверяющие личность, событие, право, образование, трудовой стаж и т. п. (например паспорт, трудовая книжка и вкладыш к ней, листки временной нетрудоспособности и пр.)

2) проездные документы

3) знаки почтовой оплаты (почтовые марки, конверты с марками, открытки с марками)

4) документы, обслуживающие денежное обращение, к которым относятся чековые, сберегательные, депозитные книжки денежные, имущественные, расчетные чеки сертификаты качества, полисы страхования лицензии и пр.

Напомним, что с 1 января 2008 года в соответствии с постановлением КМУ от 06.06.2007 г. №809 этот список пополнят приходные и расходные кассовые ордера.

Один из наиболее «популярных» бланков строгой отчетности — доверенность на получение ценностей (формы №М-2 и №М-2б, утвержденные приказами Минстата Украины от 21.06.96 г. №192 и от 07.10.96 г. №291).

Движение и использование бланков строгой отчетности

Движение бланков строгой отчетности фиксируется в специально утвержденных формах книг. Так, поступление и выдача подотчетному лицу бланков строгой отчетности заносятся в приходно-расходную книгу по учету бланков строгой отчетности, типовая форма №сЗ-2 которой утверждена приказом Минстата Украины от 11.03.96 г. №67. Книга должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. Для ведения учета отдельных видов бланков строгой отчетности в ней выделяется одна или несколько страниц.

Если при приеме бланков выявляется их недостача, комиссия заполняет акт проверки наличия бланков строгой отчетности по форме №сЗ-4. В нем указываются количество, серии и номера бланков — как поступивших фактически, так и по данным накладной. Данные акта подписывают члены созданной для этого комиссии (обычно решение о создании комиссии фиксируется в приказе об учетной политике либо в отдельном приказе руководителя предприятия).

Аналитический учет движения бланков ведется в карточках-справках по выданным и использованным бланкам строгой отчетности (форма №сЗ-5). Карточка открывается на каждое материально подотчетное лицо, которое ведет учет бланков, на каждый вид бланков отдельно. Основанием для внесения записей в карточку являются первичные документы: приходные накладные, акты проверки наличия бланков, акты списания бланков.

Для учета движения некоторых бланков предусмотрены специальные формы книг.

Движение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним учитывается в отдельной книге учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № п-9, утвержденная приказом Минстата Украины от 27.10.95 г. №277), а движение заполненных трудовых книжек отражается в форме № п-10, утвержденной этим же приказом. Напомним, что при выписке трудовой книжки или вкладыша к ней либо дубликата трудовой книжки с работника взыскивается сумма в размере ее стоимости (п. 6.1 Инструкции №58), которая указывается при заполнении формы №п-10 в столбце 11.

Учет выдачи и использования доверенностей на получение ТМЦ ведется в специальном журнале регистрации доверенностей (типовая форма №М-3, приложение №2 к приказу Минстата Украины от 16.05.96 г №99). При выдаче доверенности заполняются все графы журнала, кроме последней — «Отметка об использовании доверенности». Лицо, получившее доверенность, расписывается в журнале.

Если срок действия доверенности закончился, а ценности по ней так и не были получены, такая доверенность считается неиспользованной и должна быть возвращена работнику, который выписывает и регистрирует доверенности, не позднее дня, следующего после окончания срока ее действия, в соответствии с п. 10 Инструкции №99. Такие возвращенные доверенности погашаются надписью «Неиспользованная» и хранятся в течение срока, установленного для хранения первичных документов (3 года).

По факту использования доверенности или возврата неиспользованной в журнале регистрации делается отметка в графе 8: проставляется номер документа о получении ценностей (накладной, акта и т. д.) или дата возврата доверенности. Следует помнить, что лицам, не отчитавшимся за выданные им доверенности, новая не выдается (п. 11 Инструкции №99).

Списание бланков строгой отчетности

Использованные бланки строгой отчетности списываются актом на списание использованных бланков строгой отчетности по форме №сЗ-3, утвержденной приказом Минстата Украины от 11.03.96 г. №67, за исключением тех бланков, для списания которых предусмотрены отдельные формы (доверенности и трудовые книжки).

Форма акта для списания испорченного бланка строгой отчетности нормативными документами не утверждена. Поэтому если бланк испорчен, для его списания с подотчетного лица необходимо составить отдельный акт списания по форме, утвержденной предприятием. В качестве образца для составления такой формы можно использовать все ту же форму №сЗ-3 (акт на списание использованных бланков). Сообщить о порче бланка работник может в объяснительной записке, которую необходимо будет приложить к акту списания. Следует учесть, что в случае установления вины работника при списании испорченного бланка по решению руководителя с него могут быть взысканы причиненные предприятию убытки (см. подраздел «Ответственность за порчу и утерю бланков»).

Недостача или излишки бланков строгой отчетности, выявленные при инвентаризации, отражаются в Инвентаризационной описи ценностей и бланков документов строгой отчетности (форма №инв-16, утвержденная постановлением Госкомстата СССР от 28.12.89 г. №241 1 ).

1 То, что данное постановление действующее и результаты инвентаризации оформляются по утвержденной им форме, подтверждает и письмо Госкомстата от 30.01.2003 г. №03-04-05/18 (напечатано в «ДК» №19/2003).

Списываются доверенности актом по форме №М-2а (приложение №3 к приказу Минстата Украины от 16.05.96 г №99). В акте указываются серии, номера и количество списываемых доверенностей, при этом отдельно выделяются использованные доверенности (по которым получены ценности) и неиспользованные.

Испорченные бланки трудовых книжек списываются актом на списание бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма №п-11, утвержденная приказом Минстата Украины от 27.10.95 г. №277).

Периодичность списания бланков строгой отчетности законодательством не установлена, за исключением бланков доверенностей, которые списываются не реже одного раза в квартал (п. 14 Инструкции №99), и бланков трудовых книжек, которые необходимо списывать в конце каждого месяца (п. 7.2 Инструкции №58). Остальные бланки могут списываться в конце каждого месяца или квартала — по решению руководства предприятия. Установленную периодичность списания бланков строгой отчетности следует закрепить в приказе об учетной политике.

В актах о списании всех бланков строгой отчетности указываются серия, номера и количество списываемых бланков. Все акты подписывают члены комиссии, назначенной приказом (распоряжением) руководителя предприятия.

Налоговый и бухгалтерский учет

При приобретении бланков строгой отчетности у предприятия возникают валовые расходы на основании пп. 5.2.1 Закона о прибыли. Одновременно стоимость приобретенных бланков участвует в пересчете стоимости запасов согласно п. 5.9 Закона о прибыли. В бухгалтерском учете приобретение бланков отражается по дебету счета 209 в корреспонденции с соответствующими счетами (372, 631, 371), кроме того, стоимость бланков отражается на забалансовом счете 08 «Бланки строгого учета». Исключение составляют бланки почтовых марок, об учете которых мы поговорим чуть ниже. Пунктом 5.13 Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету запасов, утвержденных приказом Минфина от 10.01.2007 г. №2, установлено: учет бланков на забалансовых счетах ведется по их номинальной стоимости, а при ее отсутствии — по стоимости, определяемой в соответствии с постановлением КМУ от 27.08.96 г. №1009. Упомянутое постановление КМУ вносит изменения в Порядок №116 в части определения убытков от порчи и недостачи бланков. Эти убытки определяются исходя из:

1) номинальной стоимости бланка

2) стоимости, установленной законодательством

3) стоимости приобретения (изготовления) бланка.

Очевидно, что в случае, если номинальная стоимость бланка отсутствует, учет ведется по стоимости, установленной законодательством, или по стоимости приобретения (изготовления) бланка.

Напомним, что бланки доверенностей отражаются на забалансовом счете 08 по номинальной стоимости. В последнее время в связи с утратой силы приказом Минфина от 19.02.98 г. №37 ведется много споров по поводу размера номинальной стоимости бланков доверенностей. Дело в том, что именно этим приказом в п. 14 Инструкции №99 вносились изменения, в соответствии с которыми номинальная стоимость бланка доверенности составляла 1 гривню 50 копеек за 1 бланк.

После того как Минфин приказом от 04.07.2007 г. №787 отменил упомянутый приказ №37, большинство специалистов сделало вывод о возобновлении предыдущей редакции п. 14 Инструкции №99, в соответствии с которой бланки доверенностей отражались на балансе предприятия по номинальной стоимости не менее 0,1 минимального размера заработной платы. В прессе начали появляться консультации о необходимости учета бланков по новой номинальной стоимости (сейчас 0,1 минимального размера заработной платы составляет 46 грн). В то же время другие специалисты высказывали сомнение в том, что отмена приказа №37 влечет возврат предыдущей редакции пункта 14 Инструкции №99, утверждая, что этот вопрос законодатель должен был оговорить отдельно.

Письмом от 22.10.2007 г. №31-34000-10-10/21625 Минфин предоставил разъяснение, которым положил конец спорам, указав, что «…признание нормативно-правового акта утратившим силу не отменяет изменений, которые были внесены этим актом в другие нормативно-правовые акты…». Таким образом, учет доверенностей продолжаем вести по номинальной стоимости 1 гривня 50 копеек за 1 бланк. Возможно, кто-то захочет поспорить с этим утверждением, поскольку базируется оно исключительно на аналогии норм права. Однако позиция Минфина очевидна и, надо сказать, только на пользу предприятиям.

По факту списания бланков их стоимость списывается с забалансового счета 08 и отражается по кредиту счета 209 в корреспонденции со счетами расходов. В налоговом учете при перерасчете запасов согласно п. 5.9 Закона о прибыли стоимость запасов на конец периода уменьшается на стоимость списанных бланков.

Если бланки списываются по причине их порчи или утери, по факту их списания в налоговом учете необходимо откорректировать сумму валовых расходов на стоимость испорченных (утерянных) бланков. Связано это с невыполнением основного условия пп. 5.2.1 Закона о прибыли: использование приобретенных бланков в хозяйственной деятельности.

Обращаем внимание, что валовые расходы при списании испорченных или утерянных запасов, по мнению ГНАУ, следует корректировать в Декларации по налогу на прибыль путем отражения стоимости таких запасов в гр. 4 «Запасы, использованные не в хозяйственной деятельности» таблицы 1 приложения К1/1 к декларации (см. письмо ГНАУ от 31.03.2006 №6161/7/15-0317).

Что касается корректировки сумм НДС, уплаченных при приобретении бланков, то тут, как обычно, возникают разногласия, связанные с разным толкованием норм, изложенных в пп. 7.4.1 Закона о НДС. Так, одни специалисты считают необходимым при списании испорченных бланков откорректировать налоговый кредит, так как не выполнено требование абзаца второго пп. 7.4.1 Закона о НДС: бланки не использованы в налогооблагаемых операциях в рамках хозяйственной деятельности, значит, право на налоговый кредит предприятие теряет.

Другие высказывают мнение, что корректировка налогового кредита по НДС возможна только на основании п. 4.5 Закона о НДС, который не преду­сматривает случаев списания товаров. В свою очередь, эти специалисты предлагают при списании испорченных бланков руководствоваться последним абзацем пп. 7.4.1, в соответствии с которым товары, использованные в операциях, не являющихся объек­том обложения НДС, считаются проданными по обычным ценам, но не ниже цен приобретения, что влечет начисление налоговых обязательств. Однако это мнение также можно оспорить, поскольку в последнем абзаце пп. 7.4.1 речь идет об операциях, которые не являются объектом налогообложения согласно статье 3 Закона о НДС или освобождаются от налогообложения согласно статье 5 этого Закона, т. е. подразумевается конкретный перечень операций, под который списание товаров не подпадает.

Сейчас на практике придерживаются обеих точек зрения, однако автору более логичной представляется первая из них.

Следует признать, что стоимость испорченных или утерянных бланков в большинстве случаев настолько несущественна, что бухгалтер зачастую не придает значения необходимости корректировать суммы ВР и НК. И напрасно, ведь сумма штрафа, который грозит предприятию в случае доначисления суммы налогового обязательства контролирующим органом, в соответствии с пп. 17.1.3 Закона №2181 составит от десяти до пятидесяти процентов от суммы недоплаты, но не меньше десяти необлагаемых минимумов доходов граждан (т. е. как минимум 170 гривень). Кроме того, за нарушение порядка ведения налогового учета бухгалтеру грозит админштраф в размере от 5 до 10 н.м.д.г. (от 85 до 170 гривень) согласно ст. 163-1 КоАП.

Учет почтовых марок

Отдельно следует сказать об учете таких бланков строгой отчетности, как почтовые марки. 1 В соответствии с Инструкцией №291 2 учет почтовых марок ведется на счете 33 «Прочие денежные средства». Поступление марок отражается по дебету субсчета 331 «Денежные документы в национальной валюте», а выбытие — по кредиту этого счета в корреспонденции с расходными счетами.

Помимо этого, учет почтовых марок, как и всех остальных бланков строгой отчетности, ведется на забалансовом счете 08.

Соответственно, почтовые марки не участвуют в расчете прироста-убыли запасов согласно п. 5.9 Закона о прибыли. В связи с этим возникает вопрос, в какой момент следует отражать валовые расходы по приобретенным почтовым маркам. Фактически в момент приобретения марок субъект хозяйственной деятельности оплачивает услуги почтовой связи. А получение услуг происходит в момент использования марок, которое подтверждается первичным документом — актом списания использованных бланков строгой отчетности.

Дату увеличения валовых расходов мы определяем на основании требований п. 11.2 Закона о прибыли. Если с оператором почтовой связи не заключен письменный договор, в котором указано, что продавец услуг является плательщиком налога на прибыль, датой возникновения валовых расходов в соответствии с пп. 11.2.3 Закона о прибыли является дата фактического получения услуг.

Ответственность за порчу и утерю бланков

Работники, испортившие или утерявшие бланк строгой отчетности, несут материальную ответственность за причиненный предприятию ущерб. Напомним, что размер убытков от недостачи и порчи бланков строгой отчетности в соответствии с п. 7 Порядка №116, определяется с использованием коэффициентов:

1) если бланк имеет номинальную стоимость или законодательством установлена его стоимость, для определения суммы убытков указанная стоимость умножается на коэффициент 5

2) если номинальная стоимость на бланке не указана и законодательством не установлена его стоимость, убыток определяется в размере стоимости приобретения (изготовления) бланка, умноженной на коэффициент 50.

Поскольку, как мы уже выяснили выше, по мнению Минфина, номинальная стоимость доверенностей осталась прежней, сумма, которую предприятие должно удержать с виновного работника за испорченный бланк доверенности, составит 7 гривень 50 копеек (1,50 х 5).

Но всегда ли следует удерживать с работника сумму ущерба в случае порчи или утери бланка?

Обратим внимание наших читателей на следующее. Материальная ответственность сотрудников за причиненный предприятию ущерб возникает на основании ст. 130 КЗоТ. Однако ст. 130 КЗоТ содержит оговорку: «Работники несут материальную ответственность … вследствие нарушения возложенных на них трудовых обязанностей». Отсюда следует важный вывод: работник не может быть привлечен к материальной ответственности, если он не нарушал свои трудовые обязанности.

Кроме того, ст. 130 КЗоТ гарантирует соблюдение прав и интересов работников путем установления ответственности только за прямой действительный ущерб при условии, что такой ущерб причинен предприятию, учреждению, организации виновными противоправными действия-ми (бездействием) работника.

Как видим, для того чтобы привлечь работника к ответственности, необходимо установить факт нарушения им его трудовых обязанностей и наличие вины. При этом нужно учитывать характер причиненного ущерба и конкретные обстоятельства его причинения, поскольку ст. 130 КЗоТ установлено, что на работников не может быть возложена ответственность за ущерб, относящийся к категории нормального производственно-хозяйственного риска.

Решение о привлечении работника к материальной ответственности принимает руководитель предприятия, о чем оформляется соответствующий приказ. Из взысканных с работника сумм возмещаются убытки, причиненные предприятию, а остаток средств перечисляется в Государственный бюджет Украины (п. 10 Порядка №116).

Сумма, полученная предприятием от работника в качестве компенсации причиненных убытков, по нашему мнению, не включается в состав валовых доходов предприятия. Основание — пп. 4.2.3 Закона о прибыли, где сказано, что суммы, полученные в качестве компенсации убытков, не включаются в валовые доходы при условии, что они не были отнесены к составу валовых расходов. При списании бланков мы исключаем их стоимость из валовых расходов, следовательно, можем смело руководствоваться данной нормой.

Пример Предприятие приобрело блок бланков (50 штук) по цене 27,0 коп. за бланк, кроме того НДС — 5,4 коп. Из этого блока 20 бланков доверенностей были использованы, 1 бланк утерян и 4 бланка испорчены. По факту утери бланка установлено виновное лицо. По решению руководителя с работника, утерявшего бланк, взыскивается сумма причиненного ущерба.

Номинальная стоимость бланка доверенности — 1,50 грн.

За причиненный предприятию ущерб с работника удерживается сумма в размере:

1,50 х 5 = 7,50 грн.

Из этой суммы на возмещение убытков, причиненных предприятию, направляется:

0,270 + 0,054 = 0,32 грн.

Оставшаяся сумма в размере 7,18 грн перечисляется в бюджет.

Рассмотрим, как эти операции отражаются в учете (см. таблицу предприятие использует 9-й класс счетов для учета расходов).

Отражение в учете приобретения и списания бланков строгой отчетности

Форма сз-3 бланк — акт на списание использованных бланков строгой отчетности

Форма акта на списание использованных бланков строгой отчетности (типовая форма № СЗ-3) утверждена приказом Минстата Украины № 67 от 11.03.96р). Акт составляется специально созданной комиссией. В документе указывается название предприятия (организации), идентификационный код ЕГРПОУ, код УКУД, дата составления акта, ФИО материально ответственного лица. Акт утверждает руководитель предприятия (организации). Далее указывается период, за который составляется акт и заполняется таблица-перечень использованных бланков, в которой указываются: ​​наименование использованных бланков, количество книжек серия бланков номера бланков (с номера, по номер).

В конце акта указывается сумма всех использованных бланков, подлежащих списанию члены комиссии отмечают свои фамилии, имена, отчества, должности, и подписи.

Учет бланков строгой отчетности

Бланки строгой отчетности (БСО) можно разделить на бланки первичных учетных документов, информация об изготовлении и реализации которых подлежит внесению в электронный банк данных, и просто бланки строгой отчетности.

К первой группе в соответствии с постановлением МНС от 05.04.2002 №43 «О бланках первичных учетных документов, информация об изготовлении и реализации которых подлежит внесению в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках» (с изменениями и дополнениями) в настоящее время относятся:

  1. товарно-транспортная накладная ТТН-1
  2. товарная накладная на отпуск и оприходование товарно-материальных ценностей ТН-2
  3. приходный кассовый ордер КО-1
  4. талон 20-ФС
  5. счет-фактура по налогу на добавленную стоимость СФ-1
  6. приходный кассовый ордер КО-1в
  7. квитанция КВ-1.

А ко второй — путевые листы, бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, трудовые книжки и вкладыши к ним, бланки удостоверений, дипломы, форма ТР-132 «Заказ-поручение», туристические и экскурсионные ваучеры и др.

Бланки первой и второй группы объединяет то, что порядок их хранения, учета и использования определяется общим документом — Положением о порядке использования бланков строгой отчетности, утвержденным постановлением Минфина от 21.02.2002 № 21 (далее Положение).

Отличие заключается лишь в том, что бланки, информация об изготовлении и реализации которых подлежит внесению в электронный банк данных, приобретаются, возвращаются и списываются в соответствии с Инструкцией о порядке разработки, производства, учета, хранения, реализации и уничтожения бланков первичных учетных документов, регистрируемых в Государственном реестре бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина, МНС и Минсвязи от 16.04.2002 № 61/47/7 (далее — Инструкция).

Неполную цепочку операций, которую вынуждено выполнять предприятие при работе с бланками первой группы, можно схематически представить следующим образом:

Учет БСО на платформе Гедымин

Учет бланков строгой отчетности на платформе Гедымин осуществляется с помощью настройки «Бланки строгой отчетности». После активизации настройки в справочнике товаров будет создана товарная группа «Бланки строгой отчетности», содержащая следующие позиции:

  • Накладная ТТН-1
  • Накладная ТН-2
  • Приходный кассовый ордер КО-1
  • Приходный кассовый ордер КО-1в
  • Счет-фактура по НДС СФ-1
  • Талон 20-ФС
  • Квитанция КВ-1.

    В дереве команд Исследователя появится раздел «Учет БСО» с командами «Журнал» и «Связь типов документов с типами БСО».

    Для каждого документа системы, который должен печататься на БСО, следует указать соответствующий вид БСО. Причем, для одного документа могут быть указаны несколько разных наименований. Например, документ «Накладная» может выводиться на печать как на бланке «ТТН-1», так и с использованием бланка «ТН-2».

    Первоначально, настройка содержит необходимые привязки стандартных складских документов к бланкам строгой отчетности. Но, при необходимости, данную информацию можно изменить. Для этого:

    1. В Исследователе системы выберем команду «Связь типов документов с типами БСО». На экране откроется окно с таблицей:
    2. Для добавления новой связи вызовем команду «Добавить». На экране откроется диалоговое окно:
    3. Заполним поля диалогового окна, выбрав тип документа и соответствующий ему тип бланка строгой отчетности. Нажмем кнопку «Ок».
    4. Оприходование бланков строгой отчетности

      Пачка бланков строгой отчетности попадает на предприятие вместе с сопроводительным документом — накладной ТН-2 или ТТН-1. Для оприходования БСО в программе необходимо внести приходную накладную в разделе «01. Накладная на получение материалов, ОС, МБП» Материального склада.

      При заполнении поля наименование ТМЦ позиции накладной следует выбрать соответствующий тип БСО из справочника.

      При сохранении накладной на экран будет выведено диалоговое окно, позволяющее задать серию пачки накладных и диапазон номеров.

      Введенный диапазон номеров бланков должен соответствовать количеству бланков по приходной накладной. Иначе, программа просто не даст закрыть диалоговое окно.

      Возможно оприходование нескольких пачек БСО с разными сериями и диапазонами номеров по одной накладной. В этом случае следует для каждой серии документов ввести соответствующий диапазон номеров, каждый раз нажимая кнопку «Добавить в позицию». Когда будет введено количество бланков, соответствующее количеству по приходной накладной, окно закроется автоматически.

      Внутреннее перемещение бланков строгой отчетности

      Внутреннее перемещение бланков строгой отчетности между подразделениями компании, а так же выдача бланков строгой отчетности материально-ответственному лицу оформляется с помощью накладной на внутреннее перемещение раздела «Материальный склад».

      Как и в случае оприходования пачки бланков строгой отчетности, при их внутреннем перемещении система запросит серию и диапазон номеров перемещаемых бланков.

      Печать документов на бланках строгой отчетности

      Для того чтобы указать системе, что документ распечатан на конкретном бланке строгой отчетности, необходимо в номере документа указать серию и номер бланка. Символьная серия может отделяться от, собственно, номера пробелом, дефисом или вплотную примыкать к нему. Например, ниже приведены номера документов, которые будут корректно обработаны системой:

      Если введен такой номер документа, для которого нет оприходованного бланка строгой отчетности, то система выдаст на экран предупреждение:

      Аналогично, предупреждение будет выведено на экран в случае, если предпринята попытка распечатать два разных документа на одном и том же бланке.

      Изменение статуса бланка строгой отчетности

      При порче или утере бланка, документ распечатывается на другом бланке. Для этого необходимо вызвать ранее введенный документ на редактирование, ввести новый номер бланка и сохранить его. Система поинтересуется у пользователя судьбой прежнего бланка:

      Как видно на рисунке, прежний бланк может быть объявлен свободным, испорченным, утерянным или уничтоженным.

      Журнал движения БСО

      Система позволяет просматривать журнал движения БСО, а также фиксировать потерю, порчу и уничтожение конкретных бланков. Открыть журнал можно с помощью соответствующей команды в разделе «Бухгалтерия—Учет БСО» Исследователя системы:

      Как показано на рисунке ниже, окно журнала разделено на две части. В верхней — выводится список всех бланков, зарегистрированных в системе, а в нижней — можно проследить судьбу выбранного бланка:

      Для изменения состояния бланка служат кнопки «Утерян», «Испорчен» и «Уничтожен» на панели инструментов нижней части окна.

      Находясь в окне «Журнал учета бланков строгой отчетности», можно построить и вывести на экран или печать Приходно-расходную книгу по учету БСО. формат которой соответствует действующему в Беларуси законодательству.

      Контроль движения бланков

      Система контролирует движение бланков и не даст удалить приходную накладную на бланки, которые уже были использованы для печати документов. При этом на экран будет выведено окно со списком выписанных на указанных бланках документов:

      Списание БСО

      Система позволяет оформить акты на списание испорченных и использованных бланков строгой отчетности. Для создания акта необходимо зайти в раздел Исследователя «Материальный склад/Списание материалов» и создать новый документ. Находясь в диалоговом окне, следует открыть список макросов и выбрать «Испорченные БСО» или «Списать БСО», в зависимости от того, какой именно акт списания создается. Сохранив документ, можно его распечатать.

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *